DIGITALE GEMEINDEARCHIVE · KLASSISCHES ARCHIVWESEN

Das Gedächtnis Ihrer Gemeinde dauerhaft bewahren.

Ich begleite Gemeinden bei der digitalen Langzeitarchivierung mit DIMAG und betreue auch das klassische Papierarchiv vor Ort. Das kostenlose Erstgespräch findet auf Wunsch direkt in Ihrer Gemeinde statt.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren Gemeindearchiv ansehen

Persönlich vor Ort im gesamten Mostviertel und im angrenzenden Oberösterreich

DER ILM-ANSATZ01 / 03
01
SICHERNArchivierenBestände & Dokumente
02
VERBINDENAutomatisierenAbläufe & Systeme
03
NUTZENWissen findenKontext & Quellen
Information Lifecycle Management
Regionaler Ansprechpartner Datenhoheit beim Auftraggeber EU-orientierte Infrastruktur

WAS WIR FÜR SIE TUN

Wissen bewahren.
Arbeit erleichtern.

Wir machen Ihr Organisationswissen sicher und intelligent nutzbar – von der geordneten Übernahme analoger und digitaler Unterlagen bis zur zielgerichteten Suche im eigenen Bestand.

01 / BASIS

Digitale Gemeindearchive

Archivwürdige Unterlagen bewerten, für die Übernahme aufbereiten und mit DIMAG als digitalem Magazin langfristig erhalten.

Gemeindearchiv ansehen
02 / ABLÄUFE

Workflow-Automatisierung

Wiederkehrende Schritte zwischen vorhandenen Systemen verbinden – etwa mit Make.com und passend konfigurierten EU-Diensten.

Automatisierung ansehen
03 / NUTZUNG

Interne KI-Wissensassistenten

Eigene Akten und Dokumente gezielt durchsuchen. Antworten können mit Fundstellen belegt und von Menschen geprüft werden.

KI-Ansatz ansehen

01 / KOMMUNALE LÖSUNGEN

Digitale Archivierung
mit DIMAG.

Gemeinderatsunterlagen, Bescheide und Bauakten entstehen zunehmend digital. Abgeschlossene, archivwürdige Unterlagen brauchen eine geplante Übernahme und dauerhafte Erhaltung.

GEMDAT k5 ELAK und andere Fachanwendungen unterstützen die laufende Aktenführung. Ich begleite die Bewertung, Aufbereitung und dokumentierte Übernahme in die digitale Langzeitarchivierung. DIMAG (Digitales Magazin) ist dafür die vorgesehene Archivsoftware; das Wiener Stadt- und Landesarchiv gehört zum DIMAG-Verbund.

Nach § 16 NÖ Archivgesetz haben Gemeinden und Gemeindeverbände die Archivierung und Nutzung ihres Kommunalarchivgutes sicherzustellen. Die praktische Lösung wird mit Ihrer Gemeinde und dem zuständigen DIMAG-Partner abgestimmt.

KOSTENLOSES ERSTGESPRÄCHVor Ort in Ihrer Gemeinde

Zugang und vertragliche Vereinbarungen zu DIMAG werden von der Gemeinde mit dem zuständigen Partner geklärt. Einrichtung, laufende Betreuung und Fremdkosten werden im individuellen Angebot getrennt ausgewiesen.

VOM ELAK INS ARCHIV01—04
01

Bestandsaufnahme & Bewertung

Digitale und physische Bestände sichten, archivwürdige Unterlagen bestimmen und Übernahme sowie Skartierung fachlich dokumentieren.

02

Übernahme vorbereiten

Exporte aus GEMDAT oder anderen Fachanwendungen prüfen, Aktenplan und Metadaten ordnen und geeignete Formate wie PDF/A vorbereiten.

03

DIMAG & laufende Betreuung

Archivpakete und Abläufe mit dem zuständigen Partner abstimmen; Übernahmen, Dokumentation und regelmäßige fachliche Kontrollen begleiten.

04

Papierarchiv vor Ort

Bestände ordnen, erschließen und führen sowie zu Verpackung, Lagerung und Bestandserhaltung beraten.

Gemeindearchiv besprechen

MONATLICHE BETREUUNG FÜR GEMEINDEN

Verlässlich betreuen.
Klar kalkulieren.

Das Erstgespräch vor Ort ist kostenlos und unverbindlich. Die einmalige Einrichtung wird nach der Bestandsaufnahme individuell angeboten.

MONATLICH

Digitalarchiv Care

380 € netto / Monat

Regelmäßige Kontrolle der vereinbarten Archivabläufe, Integritäts- und Übernahmeprotokolle, Fehlernachverfolgung, Dokumentation und ein quartalsweiser Statuscheck im vereinbarten Umfang.

MONATLICH

Archiv Care Hybrid

490 € netto / Monat

Digitalarchiv Care plus fachliche Begleitung des Papierarchivs: Bestandsführung, Übernahme- und Skartierungsberatung sowie Pflege des Archivplans. Umfangreiche Ordnungsarbeit vor Ort wird gesondert vereinbart.

Alle Beträge sind Nettorichtpreise; die umsatzsteuerliche Behandlung wird im Angebot ausgewiesen. DIMAG-Zugang, Leistungen des zuständigen Archivpartners, GEMDAT, Hardware und sonstige Fremdkosten sind nicht enthalten. Größere Migrationen, neue Schnittstellen, Digitalisierung von Papierbeständen und zusätzliche Vor-Ort-Einsätze werden gesondert angeboten.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

02 / LÖSUNGEN FÜR KMU

Ein Archiv, das mitarbeitet.

Rechnungen, Verträge und Projektdaten sollen geordnet aufbewahrt werden und im Arbeitsalltag schnell auffindbar sein.

Wir verbinden bestehende ERP- und Rechnungssysteme mit dokumentierten Abläufen. Ein interner Wissensassistent kann relevante Unterlagen mit Quellenbezug auffindbar machen – von früheren Angeboten bis zu Lieferantenverträgen.

Ab ca. 590 € netto / MonatRichtwert je nach Umfang und Automatisierungsgrad; Implementierung separat.
COGNITIVE ARCHIVEUNTERNEHMEN
01Rechnungen & Belege
02Verträge & Vereinbarungen
03Projekte & Angebote
GEORDNETE AUFBEWAHRUNGWiederfinden statt erneut suchen.

Aufbewahrung nach UGB und BAO, mit Prüfung der jeweils geltenden Fristen. Für viele Buchungsbelege beträgt sie grundsätzlich sieben Jahre.

03 / KLASSISCHES ARCHIVWESEN

Manches beginnt
mit Papier.

Professionelle Archivarbeit vor Ort schafft die Grundlage für verlässliche Digitalisierung und langfristige Bestandserhaltung.

Archivprojekt besprechen
01

Ordnen & erschließen

Analoge Bestände erfassen, strukturieren und für die Nutzung zugänglich machen.

02

Bewerten & skartieren

Nach dokumentierten Kriterien und den jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben.

03

Erhalten & vorbereiten

Beratung zu Verpackung, Lagerung, Raumklima und dem Weg in digitale Systeme.

04

Kulturgut sichern

Chroniken und Sammlungen von Vereinen, Pfarren und Kulturträgern betreuen.

TECHNOLOGIE & VERANTWORTUNG

Sicherheit beginnt bei der Architektur.

Jede Umgebung wird auf Datenarten, Berechtigungen und bestehende Systeme abgestimmt. Die konkrete datenschutzrechtliche Prüfung erfolgt für das jeweilige Projekt.

01

Ihre Datenhoheit

Konten und Zugänge werden auf den Auftraggeber eingerichtet. Rollen und Berechtigungen bleiben dokumentiert und kontrollierbar.

02

EU-orientierte Verarbeitung

Geeignete EU-Regionen und Dienstleister werden projektbezogen gewählt. Erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge werden vor produktiver Verarbeitung geprüft.

03

Mehrstufige Sicherung

Für ergänzende Speicher- und Sicherungskonzepte können WORM-Optionen und getrennte Backups geprüft werden. Die technische Ausgestaltung von DIMAG wird mit dem zuständigen Partner abgestimmt.

04

KI mit Quellenbezug

RAG-Systeme verknüpfen Antworten mit freigegebenen Unterlagen. Business-APIs und vertragliche Einstellungen werden auf Datenverwendung geprüft; fachliche Kontrolle bleibt nötig.

Mögliche Dienste: Make.com in einer EU-Region sowie GPT-Modelle (über Azure OpenAI oder die OpenAI API), Gemini (über Google Cloud/Vertex AI) und Mistral AI. Welche Lösung geeignet ist, wird anhand der Datenarten, regionalen Einstellungen, Datenflüsse und Vertragsgrundlagen vor dem Einsatz geprüft.

Harald Lehenbauer
MOSTVIERTEL / ANGRENZENDES OÖ

PERSÖNLICH & REGIONAL

Harald Lehenbauer

„Gute Archivierung endet nicht beim Aufbewahren. Sie macht Wissen auch morgen noch verständlich und nutzbar.“

Als lokaler Ansprechpartner verbinde ich klassische Archivarbeit mit digitalen Systemen und praxistauglicher KI. Für Gemeinden, Betriebe und Kulturträger im gesamten Mostviertel und im angrenzenden Oberösterreich plane ich Lösungen, die zu den Menschen und vorhandenen Abläufen passen.

Persönlich Kontakt aufnehmen

KONTAKT & ERSTGESPRÄCH

Sprechen wir über Ihre Unterlagen und Ihre Ziele.

Ob konkrete Archivfrage oder erste Idee für einen KI-Assistenten: Schreiben Sie mir oder rufen Sie an. Das Erstgespräch ist unverbindlich und kostenlos.

E-MAILoffice@ki-consulting-lehenbauer.at
TELEFON0676 3476826

Harald Lehenbauer · Narzissengasse 2 · 3313 Wallsee-Sindelburg

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